Automatisieren Sie Ihre Prozesse und steigern Sie Ihre Effizienz
CRM Workflows erweitert Ihr CRM um leistungsstarke Automatisierungsfunktionen, die tägliche Arbeitsabläufe vereinfachen, beschleunigen und vollständig systemgestützt ablaufen lassen. Statt manuell Daten zu löschen, Fristen zu überwachen oder wiederkehrende Aufgaben selbst auszuführen, übernimmt das Modul diese Schritte zuverlässig für Sie – nach klar definierten Regeln und Bedingungen.
Mit automatisierten Aktionen wie Löschen, Pseudonymisieren, Anonymisieren, De-Pseudonymisieren, Benachrichtigen oder Fehlermeldungen anzeigen steuern Sie selbst komplexe Prozesse effizient und DSGVO-konform. Dank flexibler Verzögerungen, bedingungsbasierten Abläufen und der Möglichkeit, verknüpfte Datensätze einzubeziehen, behalten Sie jederzeit die volle Kontrolle über Ihre Datenqualität und Compliance. Geplante Aktionen sind direkt im Datensatz sichtbar, können bei Bedarf angepasst oder gelöscht werden und sorgen so für maximale Transparenz.
Funktionen
Folgende Funktionen bietet die Erweiterung:
Automatisches Löschen von Datensätzen
Säubern Sie Ihren Datenbestand, indem auch verknüpfte Informationen entfernt werden
Die Workflow-Erweiterung entfernt Datensätze genau dann, wenn Ihre definierten Bedingungen erfüllt sind, etwa nach bestimmten Fristen, nach Inaktivität oder im Anschluss an eine Pseudo- bzw. Anonymisierung. Auch verzögerte Löschungen wie „zwei Jahre nach der letzten Änderung“ lassen sich präzise abbilden.
Gleichzeitig behalten Sie volle Kontrolle darüber, welche Informationen wann endgültig entfernt werden sollen. Sie können festlegen, ob verknüpfte Datensätze wie Aufgaben, Notizen oder Dokumente mitgelöscht werden.
Pseudonymisierung und Anonymisierung
Verarbeiten Sie personenbezogene Daten datenschutzkonform
Mit CRM Workflows können Felder automatisch pseudonymisiert werden, sobald bestimmte Bedingungen eintreten, etwa nach längerer Inaktivität oder definierten Fristen. Die Daten bleiben dabei weiterhin auswertbar, ohne dass Rückschlüsse auf einzelne Personen möglich sind, und können bei Bedarf über die De-Pseudonymisierung wieder entschlüsselt werden, zum Beispiel, wenn ein Kontakt sich erneut meldet.
Für Datensätze, die vollständig und endgültig geschützt werden müssen, übernimmt die Anonymisierung die irreversible Entfernung aller personenbezogenen Informationen. Sie entscheiden selbst, wann dieser Schritt erfolgen soll, etwa mehrere Jahre nach einer Pseudonymisierung.
Anzeigen von Benachrichtigungen und Hinweisen
Benachrichtigen Sie Ihr Team und stellen Sie eine saubere Datenpflege sicher
Mit unserer Erweiterung können Benachrichtigungen automatisch ausgelöst und an zuständige Benutzer oder ganze Teams gesendet werden, wenn beispielsweise ein Datensatz geändert wurde. Auf Wunsch wird der aktuelle Bearbeitende dabei ausgeschlossen, sodass nur die Personen informiert werden, die tatsächlich eine Erinnerung benötigen.
Zusätzlich können Sie systemgesteuerte Hinweise oder Fehlermeldungen einblenden lassen, bevor ein Datensatz gespeichert wird. So weist das CRM zuverlässig darauf hin, wenn wichtige Felder fehlen oder bestimmte Bedingungen nicht erfüllt sind. Das reduziert Eingabefehler, verbessert Ihre Datenqualität und stellt sicher, dass alle Mitarbeitenden stets mit vollständigen und korrekten Informationen arbeiten.
Installation & Dokumentation
CRM Workflows installieren
Die Erweiterung CRM Workflows installieren Sie wie gewohnt über den Upgrade Wizard in der Administration.
CRM-Erweiterung installieren
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