Treffsichere Tipps für Ihre Eventkommunikation – und was Sie vom Super Bowl lernen können

Da wird nicht einfach nur das Spiel geguckt, sondern man fischt amerikanische Snacks aus einem NFL-Helm, den man Tage zuvor bei Aldi ergattert hat, weil sogar die Supermärkte ihr Sortiment anpassen. Woher kommt diese Begeisterung? Nun, liebe Damen und Herren, das könnte an einer erstklassigen Eventkommunikation liegen. Und davon können wir uns alle eine Scheibe abschneiden.

Touchdown! Wenn Eventkommunikation ins Schwarze trifft

Der Super Bowl ist durch gelungenes Marketing und eine hervorragende Veranstaltungskommunikation zur weltweiten Massenveranstaltung geworden – nicht zuletzt aufgrund einer großartigen Markenkommunikation. Und davon können auch Sie als Unternehmer:in einiges an Tipps ableiten.

Eventkommunikation – was ist das überhaupt? Im Grunde handelt es sich um einen Teil Ihrer Unternehmenskommunikation. Nur geht es im Detail darum, anlässlich eines Events Ihr Unternehmen und Ihre Produkte oder Dienstleistungen ins beste Licht zu rücken. Und das vor, während und nach der Veranstaltung.

Das Geheimrezept: Sechs Touchpoints und zielgruppengerechte Ansprache  

Dabei muss die Kommunikation so individuell gestaltet werden, wie auch Ihre Zielgruppe ist. Digital Natives locken Sie mit neuesten Technologien, vielleicht sogar KI-gestützt hintern Ofen hervor, während Sie die Zielgruppe 50+ gerne noch mit einer attraktiven Postkarte zum Event einladen können. Am besten ergänzt um einen persönlichen Nachfass-Anruf.

Expert:innen gehen davon aus, dass Interessierte sechs Touchpoints über verschiedene Kanäle brauchen, um ein Thema, sprich Ihr Event, richtig wahrzunehmen. Das ist in der heutigen Zeit um Welten einfacher geworden, denn die Vielzahl möglicher Kommunikationskanäle bietet von Natur aus einige Möglichkeiten, Interessierte zu erreichen. Das macht Ihre Kommunikation wirksamer – und gleichzeitig komplexer.

Save the Date! Eventkommunikation startet lange im Voraus

Wichtig ist: Posaunen Sie das geplante Event so früh wie möglich hinaus über alle Kanäle. Je nach Größe der Veranstaltung sollte dies etwa mindestens acht Wochen vorher passieren. Dank der vielen digitalen Möglichkeiten geht das mit kleinem Budget:

1. Nutzen Sie die Reichweite von Social Media

Facebook, Instagram, LinkedIn – nutzen Sie die Plattformen Ihrer Zielgruppe, um Ihr Event anzukündigen. Ist Ihre Reichweite nicht zufriedenstellend, können Sie mit Anzeigenschaltungen ein klein wenig nachhelfen. Legen Sie bei Facebook am besten direkt eine Veranstaltung an.

Erst dann wird Ihr Event auch im Facebook-Veranstaltungskalender geführt. Füttern Sie das Ganze mit packenden Texten und starken Bildern oder Videos. Durch den „Teilnehmen-Button“ vergrößert sich automatisch der Radius Ihres Beitrages und die Anzahl der Interessierten nimmt zu.

2. Wählen Sie eine direkte Ansprache via E-Mail-Marketing

Wenn Sie als Unternehmen bereits eine Website betreiben und regelmäßig Newsletter versenden, bietet sich hier eine weitere Möglichkeit, um Ihr Event anzukündigen. Werden Sie kreativ, fallen sie positiv auf mit starken Headlines, knackigen Texten und authentischen Bildern – am besten aus vorangegangen Veranstaltungen.  Kein Stockfoto der Welt kann ein qualitativ gutes, selbst geschossenes Foto mit echten, begeisterten Teilnehmenden ersetzen.

Ganz abgesehen von der Gefahr, dass Ihnen ein und dieselbe Person aus dem lizenzfreien Stockbild Ihrer Werbeaktion auch in der Apotheken-Umschau in der Anzeige für die neue Hämorrhoiden-Salbe begegnen kann.

Um Ressourcen zu sparen empfiehlt sich, die Event-Einladung als automatisierte Nachrichtenkette zu gestalten, beispielsweise so:

1. Save the Date: Eine erste Ankündigung ohne Registrierung oder Ticket-Verkauf. Lediglich ein Appetitanreger.
2. Das zweite Anschreiben wird konkreter – hier versenden Sie eine offizielle Einladung mit Registrierungs-Link beziehungsweise starten den Ticket-Verkauf.
3. Nochmalige Einladung als Reminder an alle, die sich noch nicht registriert haben. Am besten gelingt das durch Anbindung an ein CRM-System, damit die Daten zwischen CRM und Newsletter-Tool automatisch übertragen werden.
4. Und eine letzte E-Mail als Erinnerung kurz vor der Veranstaltung. Hier packen Sie am besten gleich noch alle wichtigen Infos zu Parkmöglichkeiten, Verpflegung und weiteren wichtigen Details mit hinein.

Apropos E-Mails. Wie viele E-Mails versenden Sie pro Tag? In jeder einzelnen davon könnten Sie eine Werbebotschaft verpacken, nämlich in der Signatur. Bauen Sie einen kleinen Eyecatcher ein mit Link zur Event-Page – und schon haben Sie ruckzuck einen weiteren Touchpoint kreiert, ohne sich ein Bein auszureißen.

3. Eventpage bzw. Landingpage

Ein Event wirft viele Fragen bei Interessierten auf: Wo genau findet es statt? Welches Programm erwartet mich? Wie komme ich an Tickets? Und vieles mehr. Am besten stellen Sie all die Antworten auf einer eigens angelegten, übersichtlich gestalteten Landingpage dar. Ergänzen Sie diese um einen FAQ-Bereich mit den häufig gestellten Fragen, das spart Ihnen und Ihrem Team viel Zeit und Energie, die Sie an anderer Stelle investieren können.

Eventkommunikation mit Event-Website: Mit attraktiver Event-Website und Online-Registrierung Landingpages erstellen und mehr Teilnehmer:innen gewinnen.

4. Eventlocation und Akteur:innen einbinden

Falls Ihr Event in einem Kongresszentrum, Tagungshotel oder auf einer Burg stattfindet: perfekt! Nutzen Sie unbedingt die Werbekanäle des Veranstaltungsortes. Vernetzen Sie sich auch mit allen Mitwirkenden des Events – Musiker:innen, Referent:innen und weitere Akteur:innen und lassen Sie sich auch deren Reichweite nicht entgehen.

Neben den genannten digitalen Möglichkeiten können Sie auch die klassischen, regionalen Wege nutzen, wie beispielsweise Kino- oder Radiowerbung oder die Tagespresse. Diese Maßnahmen sorgen für weitere Aufmerksamkeit, sind aber im Gegensatz zu den digitalen Beispielen wesentlich kostenintensiver und das Kosten-Nutzen-Verhältnis muss passen.

Egal welche der Maßnahmen Sie nutzen – achten Sie darauf, dass sie für Ihre Zielgruppe zugänglich sind. Geben Sie am besten auch nicht alles auf einmal preis, sondern bedienen Sie sich der „Salami-Taktik“ und füttern Sie die Community immer wieder häppchenweise mit News und Updates. Das steigert zum einen die Vorfreude und zum anderen Ihre Reichweite bei Social Media.

Im Gespräch statt im Gerede: Eventkommunikation während der Show

Erfahrungsgemäß weiß ich: An Event-Tagen wünscht man sich Oktopus-Arme, die Multitasking-Fähigkeit von mindestens drei Frauen, Nerven wie Drahtseile und einen Bollerwagen voller Reserve-Akkus. Ja, Events sind so herausfordernd und unberechenbar wie ein Kleinkind in der Trotzphase. Zumindest aus der Sicht von Veranstaltenden. Es gibt zu diesem Zeitpunkt nur zwei Dinge, die zu 100 Prozent sicher sind:

1. Es gibt keine zweite Chance für den ersten Eindruck und
2. Sie können nicht nicht kommunizieren.

Sie kommunizieren mit allem, was Sie tun und was Sie nicht tun. Achten Sie deshalb darauf, dass alles, was Sie den Besuchenden visuell, haptisch und akustisch bieten das widerspiegelt, was Sie als Unternehmen ausstrahlen wollen.

Jedes Event bietet Ihnen hervorragende Chancen, Ihre Produkte und Marke bestens zu inszenieren. Das Ganze hat auf den ersten Blick einen Haken: Es ist zeitlich und örtlich begrenzt und auch die Anzahl der Teilnehmenden ist limitiert.

Event-Hashtag: Benzin für Ihr Social-Media-Feuer

Während es bei Konzertveranstaltungen den Gästen oft verwehrt wird, das Smartphone für ein schnelles Video zu zücken, sollten Sie es Ihren Besuchenden ausdrücklich erlauben. Denn jede anwesende Person kann für Sie zum Markenbotschafter, zur Markenbotschafterin werden.

Da werden mal eben schnell auf Instagram die exklusiven Kaviar-Häppchen in der Story geteilt oder ein Selfie mit einem der Hauptakteure für die Ewigkeit festgehalten. Nichts ist authentischer als unterschwellige Werbung völlig unabhängiger Besuchender, die ihre Begeisterung mit der Welt teilen wollen.

Deshalb: Definieren Sie vorab schon einen einzigartigen, aber einfachen Event-Hashtag und lassen Sie den Social-Media-Zauber beginnen.

Es ist mittlerweile selbstverständlich, aber dennoch ein kleiner Hinweis:
Bitte informieren Sie die Besuchenden vorab darüber, dass Bilder der Veranstaltung veröffentlicht werden.

Kollaborationsplattformen für den internen Informationsfluss

Nehmen wir wieder das Beispiel mit Sportveranstaltungen: hier findet während des kompletten Events ein permanenter Informationsfluss statt. Sowohl mit den Medien, aber auch mit den Besuchenden. Zum einen über Live-Kommunikation auf überdimensionalen Bildschirmen und Lautsprechern oder durch den direkten Draht zwischen Pressebüros und Medienvertretenden.

Bei all dem Trubel während Ihres Events vergessen Sie aber bitte nicht Ihre internen Akteur:innen sowie externe Partner:innen, wie beispielsweise das Catering. Für einen reibungslosen Ablauf ist eine gute interne Kommunikation das A und O. Oberstes Ziel ist es, dass alle Beteiligten sofort Zugriff auf die für sie wichtigen Daten haben – am besten über Plattformen wie Google Drive, Dropbox oder ähnliches. Schnelle Infos lassen sich zudem über WhatsApp-Gruppen verteilen.

Wie Sie sehen, können Sie mit klassischen Mitteln schon sehr viel in Sachen Eventkommunikation erreichen. Mit fortschreitender Virtualisierung und künstlicher Intelligenz steht jedoch schon jetzt ein neuer Durchbruch an. So lässt sich Content wie Texte, Bilder oder Videos beispielsweise schon jetzt durch KI-Tools erstellen. Etwa durch Augmented-, Mixed oder Virtual Reality.

Nach dem Event: Emotionen teilen, neues Interesse wecken

Nach dem Event ist vor dem Event. Jetzt gilt es, die Inhalte, die Sie während der Veranstaltung generiert haben zu nutzen. Bringen Sie zum Beispiel eine ausführliche, emotionale Nachlese in Ihrem Blog. Zum einen, damit Teilnehmende in Erinnerungen schwelgen können. Zum anderen, um Nicht-Teilnehmenden zu zeigen, dass sie das nächste Mal dringend dabei sein sollten.

Wie immer ist es wichtig, die Nachlese über alle wichtigen sozialen Netzwerke zu verbreiten. Markieren Sie bekannte Akteur:innen, damit diese Ihren Content weiter verbreiten. Das gilt nicht nur für Fotos, sondern zum Beispiel auch für ein Best-of-Video, in dem Sie die bedeutendsten Momente zusammenfassen. Gehen Sie auch hier wieder nach der „Salami-Taktik“ vor und posten Sie die Rückblicke nach und nach. So wecken und steigern Sie die Lust für kommende Events.

Fazit: Teamwork makes the Event-Dream work!

Wie immer gilt: Ausgefeilte Planung und professionelle Organisation sind bereits die halbe Miete für Ihre gelungene Eventkommunikation. Aus technischer Sicht können Ihnen CRM-Systeme und spezielle Event-Software-Lösungen gute Dienste leisten – angefangen bei der Kundensegmentierung bis hin zum Teilnehmermanagement.

Das Ganze kann unheimlich Spaß machen und spannend sein, wenn Sie es richtig anpacken und zwar in allen drei Phasen: vor, während, nach der Show. In jeder Phase gilt es, mit passgenauen Kommunikationswegen und -mitteln Ihre Zielgruppe zu erreichen. Und darüber nicht nur das Event, sondern das ganze Unternehmen positiv in Szene zu setzen.

Während die Kommunikation vor und nach dem Event strategisch ähnlich aufgebaut sein kann, erfordert die Phase während der Show am meisten Einsatz von allen Beteiligten. Hier ist besonders aktive und dynamische (Live-)Kommunikation gefragt, um ein mediales Feuerwerk nach außen zu tragen – und bei all dem Funkenflug auch den internen Informationsfluss mit dem Team aufrecht zu erhalten.

Holen Sie deshalb Ihr Team frühzeitig ins Boot, legen Sie fest, wer welche Rolle spielt und nehmen Sie sich Zeit für eine handfeste Kommunikationsstrategie, die ins Schwarze trifft: Touchdown!