CRM vs. ERP? Am besten beides!

Wichtige Fragen, gerade im Vertrieb; die Antworten darauf sind jedoch meist schwierig oder liegen nicht vor. Warum eigentlich nicht?

Nun, ein Grund: In Unternehmen gibt es nach wie vor zu viele Silos, was sich auch in der IT-Landschaft widerspiegelt. Bestes Beispiel CRM (Customer Relationship Management) und ERP (Enterprise Resource Planning); das sind häufig zwei unterschiedliche Lösungen, im schlimmsten Fall werden Daten doppelt erfasst, wenn es gut läuft, findet zumindest ein Datenaustausch statt. Ein optimaler Informationsfluss über Abteilungsgrenzen hinweg wird dadurch erschwert, das Potenzial, das in den jeweiligen Datensätzen liegt, nicht genutzt.

Bevor wir darauf eingehen, warum es sinnvoll ist, eine Lösung zu nutzen und was wir von 1CRM bieten, erst einmal, was sich hinter CRM & ERP verbirgt.

Was haben CRM und ERP gemeinsam ?

Zwei Systeme, ein gemeinsames Ziel: CRM und ERP sind Softwarelösungen, die Unternehmen dabei unterstützen, schneller und effizienter zu arbeiten. In beiden Systemen werden alle Daten zentral an einem Ort gebündelt. So lassen sich mehrere verschiedene Geschäftsprozesse miteinander verknüpfen und automatisieren.

Die Zentralisierung der Daten unterstützt und entlastet  Mitarbeiter:innen im Arbeitsalltag, denn lästiges Zusammensuchen von Informationen sowie “Copy & Paste” Aufgaben entfallen. Die Softwarelösungen sorgen für Transparenz und Vereinheitlichung, sodass alle Beteiligte auf die gleiche Art und Weise arbeiten.

Was bedeutet CRM?

Ein gutes Kundenbeziehungsmanagement-Tool ermöglicht es Ihnen, alle wichtigen Informationen zu Kunden und Kontakten schnell und einfach an einer zentralen Stelle zu erfassen und auf diese Weise:

• Prozesse zu optimieren,
• Vertriebs- und Marketingaktionen systematischer anzugehen und insbesondere auch
• Kundenbeziehungen zu verbessern.

In diesem Artikel haben wir etwas ausführlicher beschrieben, was eigentlich ein CRM-System ist und noch einiges mehr: CRM einfach erklärt: Darum nutzen Firmen CRM-Systeme

Was ist ERP?

Der Fokus von ERP-Lösungen liegt auf der Verwaltung und Steuerung von unternehmensweiten Geschäftsprozessen. Enterprise Resource Planning schließt unter anderem Einkauf, Materialwirtschaft, Personal, Lager, Logistik, Controlling, Projektmanagement, Finanzbuchhaltung ein und hilft, ein umfassendes Bild über das Unternehmen als Ganzes zu liefern.

Nachfolgend ein Vergleich, um die Unterschiede etwas besser zu verdeutlichen.

Klassisches CRM:

Verwaltung von Kontakten
Das CRM sammelt von Beginn des ersten Touchpoints alle Daten eines Kontaktes und erfasst diese im System. Dadurch lassen sich Kontakte in Interessenten, Leads und Kunden einteilen .

Erfassen und Verwalten von Aktivitäten
Alle Aktivitäten werden in einer Kundenhistorie hinterlegt. E-Mails, Meetings und Telefonate werden vom CRM erfasst und zentral gespeichert.

Opportunity Management
Mit einem CRM lassen sich Chancen effektiver nutzen. Verschiedene Verkaufsphasen werden übersichtlich abgebildet, während sich Angebote komfortabel verwalten lassen .

Kampagnen-Management
Im CRM lassen sich Marketingaktionen wie zum Beispiel Newsletter und Kampagnen planen und verwalten.

Auswertungen mit Schwerpunkt Vertrieb
Umsatz, Sales Pipeline und Leads lassen sich über das System einfacher analysieren, auswerten und visuell darstellen. Mit dem flexiblen Reporting lassen sich individuelle Berichte und Diagramme über beliebige CRM-Daten hinweg erstellen.

Dokumentenverwaltung (u. a. Angebote, Vertriebspräsentationen)
Mit einem CRM haben Sie Möglichkeit Geschäftsdokumente wie Angebote, Verträge oder Vertriebspräsentationen hochzuladen und zu verwalten.

Klassisches ERP:

Projektmanagement
Mit einem ERP lassen sich Projekte und Projektaufgaben zuweisen und planen. Es ist in der Lage Arbeitszeiten zu erfassen und Projekte effizienter zu managen.

Einkauf
ERP-Software-Systeme unterstützen den Einkauf bei der gesamten Bestellabwicklung bis hin zum Wareneingang und der Bearbeitung von Retouren. Die Lieferantenverwaltung ist Teil des ERP, womit sich alle Lieferanten in einem System verwalten lassen.

Lagerverwaltung
Mit dem ERP-System steuern und überwachen Sie Lageraktivitäten vom Wareneingang über den Bestand bis hin zur Inventur und optimieren den Ablauf bei der Kommissionierung.

Faktura
Ein ERP-Software vereinfacht den Prozess bei der Erstellung und Verwaltung von Rechnungen und Gutschriften. Mit der Offene-Posten-Verwaltung behalten Sie den Überblick bis zum Zahlungseingang.

Buchhaltung
Mit einem ERP erstellen Sie die Bilanzierung bzw. die Einnahmeüberschussrechnung (EÜR) in einem System. Das Mahnwesen erkennt offene Rechnungen und sorgt dafür, dass sich Einnahmen gezielt kontrollieren lassen.

Artikel
Im ERP-System lassen sich die jeweiligen Einkaufs- und Verkaufspreise für alle Artikel erfassen. Artikel lassen sich klassifizieren und einer Warengruppen zuteilen.

Warum ist die Kombination von ERP und CRM sinnvoll?

In der Praxis hat sich immer wieder gezeigt, dass ERP und CRM viele Berührungspunkte haben und daher haben viele Systemanbieter Funktionen des jeweils anderen Systems bereits integriert.

Die Trennung ist also nicht mehr so strikt. Nehmen Sie beispielsweise Projektmanagement. Das ist inzwischen auch in CRM-Tools zu finden oder die Verwaltung von Kontakten bei ERP-Systemen. Das heißt, CRM hört heute nicht mehr mit dem Angebotsprozess auf und ERP fängt nicht mehr mit der Auftragsabwicklung an.

Wie bei CRM-Lösungen unterscheiden sich die Systeme hinsichtlich Feature-Umfang und Schwerpunkt, etwa bei ERP auf Fertigungs-, Dienstleistungs- oder Handelsunternehmen, bei CRM auf Kontaktverwaltung, Leadgewinnung oder eine Komplettlösung wie wir sie bieten.

Vorteile CRM und ERP im Überblick

Warum ist es also sinnvoll, ein System dafür zu nutzen statt entweder, wie bisher, zwei Lösungen einzuführen oder zu betreiben? Nachfolgend einige Beispiele.

Silo-Denken aufbrechen – 360 Grad-Blick

Nach wie vor gibt es, wie eingangs erwähnt, in vielen Unternehmen eine strikte Trennung zwischen Abteilungen bzw. Funktionsbereichen – interdisziplinäre Teams sind auch im Vertrieb, Marketing und Support noch selten. Statt die vorhandenen Daten unternehmensweit zu nutzen und so einen 360-Grad-Blick zu erhalten, optimieren viele nur für ihren Bereich.

Lifetime Value kennen

Wissen Sie bzw. Ihre Vertriebsmitarbeiter, wie viel Umsatz ein Kunde mit Ihnen macht? Oder welcher Kunde mehr kaufen könnte, es aber nicht tut? Das ist auch schwierig, wenn den Mitarbeitern nur die Daten bis zum Angebotsabschluss vorliegen, aber beispielsweise nicht Informationen zum kumulierten Umsatz.

Auch Marketing kann von einem abteilungsübergreifenden Informationsfluss profitieren. Wie? Nehmen Sie den Lifetime Value, angenommen ein Messeauftritt kostet Sie 25.000 Euro; eine Stange Geld, wenn daraus, aber fünf neue Kunden gewonnen werden mit einem durchschnittlichen Auftragswert von 300.000 Euro, könnte sich die Investition lohnen. Oder zumindest die Grundlage für eine Entscheidung liefern, die nicht nur auf Bauchgefühl und dem Feedback „tolle Gespräche“ vom Vertrieb basiert, sondern datengestützt ist.

Wissen, welche Kunden sich „rechnen“

Dazu passt auch, dass Sie wissen sollten, welche Kunden sich rechnen, auf wen Sie sich bei der Akquise und Kundenpflege besonders fokussieren sollten. Die Daten liegen ja vor, darunter Einkaufspreise, Stundensätze, Zeitaufwände, Deckungsbeitrag, Umsatz, Zahlungseingänge.

Offene Rechnungen nutzen

Hin und wieder kommt es vor, dass Kunden nicht oder nicht rechtzeitig zahlen. Darüber sollte der Vertrieb informiert sein, nicht dass in den Momenten Verkaufsgespräche stattfinden, es aber aufgrund offener Rechnungen einen Bestellstopp gibt. Oft hilft es ja, wenn man miteinander redet und Missverständnisse ausräumt. Auch kann der Vertrieb, Key Account Management die Möglichkeit zum Dialog nutzen.

Was kann die CRM-ERP-Kombilösung mit 1CRM – Und was nicht?

1CRM ist eine CRM-Software, die über die reinen CRM-Funktionen hinausgeht. Nachfolgend finden Sie eine Liste an Funktionen im CRM- und ERP-Bereich, die 1CRM erfüllt sowie die Grenzen der Unternehmenssoftware.

CRM-Funktionen in 1CRM

Administration
Die in 1CRM enthaltenen CRM-Funktionen entlasten Sie und Ihre Angestellte bei unterschiedlichen administrativen Tätigkeiten:

• Kontaktverwaltung
• Kundenverwaltung
• Aufgabenverwaltung
• Dokumentenverwaltung

Vertrieb und Marketing
Mit dem Opportunity Management in 1CRM bearbeiten Sie Verkaufschancen strukturiert und erhöhen somit die Wahrscheinlichkeit mehr Abschlüsse zu erzielen. Anhand der erfassten Chancen erstellt das CRM-System automatisch Prognosen für den Umsatz.

Eine weitere Funktion ist die Erstellung aussagekräftiger Verkaufsdiagramme, die Ihnen eine visuelle Übersicht über alle wichtigen Kennzahlen und Informationen liefern.

Mit den CRM-Funktionen im Bereich Marketing lassen sich zielgerichtete Marketingkampagnen erstellen und auswerten, um Ihre Marketingmaßnahmen kontinuierlichen zu optimieren.

Kommunikation
Durch die Telefonie-Integration (CTI) lassen sich ein- und ausgehende Anrufe effizienter managen. Im CRM sehen Sie direkt, welcher Kontakt gerade anruft. Telefongespräche lassen sich mit nur einem Klick starten, während die Software jeden Anruf automatisch dokumentiert.

Veranstaltungen
Mit 1CRM lassen sich Veranstaltungen erstellen und Events einfacher organisieren. Behalten Sie den Überblick über Aufgaben, Tickets Referent:innen, Slots und Teilnehmer:innen.

ERP-Funktionen (Auftragsabwicklung) in 1CRM

Produkte
Ein weiterer Funktionsbereich in 1CRM ist die umfassende Produktverwaltung. Die Softwarelösung beinhaltet ein Produktkatalog-Modul mit verschiedenen Funktionen.

Der Produktkatalog enthält neben den Produkten, auch die Produktkategorien, Produkt-Typen und Modellen. Im CRM lassen sich so auch Produktpakete und Produkt-Bundles zusammenstellen.

In der Listenansicht des Produktkatalogs werden Ihnen Einkaufspreis, Listenpreis, Verkaufspreis übersichtlich angezeigt. Im CRM-System lassen sich Staffelpreise anlegen sowie Rabatte für einzelne Produkte erstellen und verwalten.

Ein CRM macht Ihnen die Angebotserstellung über den Produktkatalog einfach.  In nur wenigen Schritten lassen sich Angebote mit den entsprechenden Produkten generieren.

Finanzwesen
Die Faktura-Funktion von 1CRM dient der effizienten Verwaltung von Bestellungen, Aufträgen, Angeboten und Rechnungen.

Zusätzlich besteht die Möglichkeit, unterschiedliche Steuersätze zu verwenden wie zum Beispiel deutsche Mehrwertsteuersätze oder Umsatzsteuersätze.

Mit der 1CRM Enterprise Edition lassen sich darüber hinaus Preisbücher und kundenindividuelle Preislisten führen.

Logistik
Mithilfe der integrierten Lieferantenverwaltung in 1CRM lassen sich Lieferanten und deren Produkte strukturiert verwalten. So erstellen Sie schnell und einfach Nachbestellungen und Eingangsrechnungen.

Eine andere Funktion der Softwarelösung ist das Liefer- und Wareneingangs-Modul, wodurch sich Lagerstandsbewegungen in unterschiedlichen Lagerhäusern verfolgen lassen.

Grenzen von 1CRM – wann Sie ein ERP-System brauchen

1CRM ist nicht geeignet für die Produktionsplanung und –steuerung, etwa (Maschinenauslastung, Losgrößenplanung Werkzeugplanung oder -verwaltung). 1CRM ist außerdem kein Buchhaltungssystem – wer diese Abläufe digitalisieren möchte, ist mit einem ERP-System besser beraten.

1CRM bietet allerdings einen DATEV-Export sowie Schnittstellen für die Anbindung von ERP-Systemen an.

ERP-CRM-Schnittstelle für SAP und 1CRM

SAP ist eine beliebte ERP-Lösung bei mittelständischen Unternehmen und großen Konzernen. 1CRM bietet eine Schnittstelle für dieses ERP-System. Dadurch lassen sich CRM-System und ERP-Software wirtschaftlich kombinieren.

Fazit: Trennung zwischen ERP und CRM nicht mehr so strikt

Unternehmen profitieren davon, wenn Prozesse möglichst durchgängig abgebildet werden, auch um bessere, datengestützte Entscheidungen treffen zu können, beispielsweise worauf der Fokus bei Kundenpflege, Akquise oder Marketingaktionen gelegt werden sollte. Dafür braucht es Software, die das abbildet. Nur welche? CRM? ERP? Beides?

Wie wir unter dem Punkt „Warum ist die Kombination von ERP und CRM sinnvoll?“ geschrieben haben, ist die Trennung zwischen CRM-Lösung und ERP-Anwendung heute nicht mehr so strikt. Nachfolgend ein paar Kriterien, die Ihnen bei der Entscheidung helfen.

ERP mit CRM – oder CRM mit ERP – Wie entscheide ich mich?

Soll der Schwerpunkt der Software insbesondere auf folgenden Bereichen liegen, empfehlen wir ERP mit CRM-Funktionalitäten.

• Buchhaltung
• Abrechnung
• Lohnbuchhaltung
• Produktionsplanung und -steuerung
• Lagerverwaltung und -logistik
• Warenwirtschaft

Liegt Ihr Fokus dagegen auf

• Vertrieb
• Marketing
• Kundenservice

Sollten Sie besser CRM-Lösungen mit ERP-Features nutzen, beispielsweise auch unsere Lösung 1CRM.

Sprechen Sie uns an, wenn Sie Fragen haben oder weitere Informationen wünschen, um eine gute Entscheidung treffen zu können. Wir verfügen über langjährige Erfahrung und beraten Sie, ob und wie unsere Lösung 1CRM Sie unterstützen kann.