ACSYS: Von der CRM-Einführung zum optimalen Vertriebsprozess

Als Hersteller von Lasersystemlösungen nutzt das Unternehmen bereits ein System, das die Fertigung und Produktion unterstützt. Nun soll eine passende Lösung her, die speziell auf den Vertrieb und den Kundenbeziehungsprozess ausgelegt ist. Mit 1CRM will die ACSYS Lasertechnik GmbH das Kundenerlebnis optimieren und die Effizienz im Vertriebsprozess steigern.

Flexible Anpassung der Abläufe an die eigenen Bedürfnisse

Die ACSYS Lasertechnik GmbH nutzte bisher ein klassisches ERP-System, das sich gut für die Fertigungsprozesse eignet, jedoch nicht auf die Kundenbetreuung, Kundenpflege und Kundenkommunikation ausgelegt ist. Eine flexible CRM-Lösung soll daher zusätzlich zum ERP-System den Vertrieb, Marketing und Service optimieren und unterstützen.

Mit der All-in-One-Lösung von 1CRM erhält das Unternehmen die Flexibilität, das CRM-System individuell und selbst anpassen zu können. So lassen sich in Zukunft Änderungen oder Ergänzungen schneller und einfacher vornehmen.

Die REST-API ermöglicht mithilfe des Workflowtools Apache NiFi eine leichte Vernetzung von ERP- und CRM-System. So synchronisiert ACSYS unidirektional folgende Informationen:

Vom CRM ins ERP: Kontakte & Firmen (Kund:innen und Lieferant:innen)

Vom ERP ins CRM: Angebote, Aufträge, Produkte, Verkaufte Produkte

Durch die eigenständige Synchronisierung aller relevanten Informationen aus dem CRM ins ERP und andersrum, profitiert das Unternehmen von einem einheitlichen Datenbestand in beiden Systemen. Dadurch lassen sich Datensilos vermeiden und Pflegeaufwände minimieren.

Outlook-Integration vermeidet Datenbrüche

Mit der CRM-Outlook-Erweiterung lässt sich 1CRM mit Microsoft Outlook vernetzen, wodurch sich die komplette Kundenkommunikation im CRM abbilden und E-Mails in einem System verwalten lassen.

Damit hat das Team die Möglichkeit, komfortabel mit Outlook weiterzuarbeiten und flexibel zu entscheiden, welche E-Mails mit dem CRM-System synchronisiert werden sollen und welche nicht.

Ein weiterer Vorteil, der sich für ACSYS Lasertechnik GmbH ergibt, ist die einfache Synchronisierung von projekt-/ und kundenbezogenen Informationen ins CRM. Dadurch sehen Mitarbeitende sofort, ob ein Outlook-Kontakt bereits im CRM gespeichert ist.

Darüber hinaus lassen sich E-Mails von vorhandenen Kontakten direkt mit Chancen, Projekten, Servicefällen oder Firmen im CRM verknüpfen, sodass alle wichtigen Informationen des E-Mail-Verkehrs im System gesichert sind.

Professionelle Mailgestaltung mit dem Newsletter-Editor

Um ihre Adressaten optimal anzusprechen, war es dem Unternehmen wichtig, dass auch Newsletter angenehm über das CRM gestaltet und versenden werden können.

Die Erweiterung CRM MailDesigner bietet vielfältige Designoptionen und einen komfortablen „Drag & Drop“-Editor für die Newsletter-Gestaltung, womit sich individuelle Newsletter und E-Mails einfach selbst gestalten lassen.

Newsletter- sowie Mailvorlagen sind im CRM gespeichert und lassen sich über das System direkt versenden. Durch die Integration des MailDesigners im CRM bleibt auch in Bezug auf Newsletter, der zentrale Überblick über die gesamte Kundenkommunikation erhalten.

Anleitung: So gestalten Sie Newsletter mit dem CRM MailDesigner. 

„Bereits in der Findungsphase haben uns die Mitarbeiter von visual4 durch ihre freundliche und vor allem individuelle und detaillierte Beratung überzeugt.“
– Georg Lauther, Managementbeauftragter

Alle nötigen Funktionen für KMU zu idealem Preis-Leistungs-Verhältnis

Das richtige CRM-System auszuwählen, ist nicht immer ganz einfach. Die riesige Auswahl an verschiedenen CRM-Lösungen kann erschlagend wirken. Besonders beliebt und gerne in der Vorauswahl mit dabei sind Marktführer wie Salesforce & Co. Doch wieso entschied sich die ACSYS Lasertechnik GmbH gegen einen großen Anbieter?

Bei der Auswahl eines CRMs ist wichtig, die CRM-Anforderungen zu definieren, denn die Relevanz einzelner Module oder Funktionen unterscheiden sich von anderen Unternehmen. ACSYS war sich bereits bewusst, welche Funktionalitäten sie als mittelständisches Unternehmen in einem CRM-System benötigen, und welche eher zweitrangig sind.

Letztendlich entschied sich das Unternehmen für ein CRM-System, das für sie alle notwendigen Funktionalitäten vorweist und sich auch preislich stark von den großen Anbietern unterscheidet:

• Salesforce: API-Nutzung ab Lightning Enterprise 2100 € pro Nutzer/jährlich
• 1CRM: 1CRM professional 420 € pro Nutzer/jährlich

„Das Preis-Leistungsverhältnis betrachten wir als überragend, die offene und faire Zusammenarbeit begeistert uns.“
– Georg Lauther, Managementbeauftragter

CRM-Einführung mit bedarfsgerechter Unterstützung

Die Einführung eines CRM-Systems ist einer der wichtigsten Schritte in Richtung Digitalisierung. Die Implementierung ist jedoch für jedes Unternehmen eine große Herausforderung, da sie Änderungen auf allen Ebenen mit sich bringt und jeden Mitarbeitenden betrifft.

Auch für ACSYS war die Einführung von 1CRM ein wichtiger Schritt, um sich für die Zukunft fit zu machen, das Kundenerlebnis weiter zu optimieren, die Effizienz der Abläufe weiter zu steigern und die Digitalisierung der Geschäftsprozesse voranzutreiben.

Um die CRM-Implementierung erfolgreich umzusetzen, erhielt das Unternehmen Unterstützung durch den deutschen Vertriebspartner von 1CRM – die Stuttgarter Digitalagentur visual4.

„Eine engagierte Kommunikation auf Augenhöhe, wir haben uns verstanden gefühlt.“
– Georg Lauther, Managementbeauftragter

Diese konnten bereits in der Findungsphase durch eine individuelle und detaillierte Beratung überzeugen. Das visual4-Team, bestehend aus Vertrieb, Entwicklung, Support und Projektleitung, unterstützte das Unternehmen bei jeder Phase des Projektes: Vom Erstgespräch über die CRM-Einführung bis hin zur Nachbetreuung.

Für eine erfolgreiche Implementierung war es zunächst wichtig, die kritischen Punkte gleich zu Beginn der CRM-Einführung herauszuarbeiten und die Unternehmensziele in Bezug auf das CRM klar zu definieren. Was möchte das Unternehmen mit dem CRM erreichen und welche Funktionen sind dafür zwingend nötig?

Schritt für Schritt zum Ziel

Moderne CRM-Systeme bieten eine Vielzahl an Funktionen und Features. Das kann sehr verlockend sein. Sinnvoller ist es aber, sich erstmal auf das Notwendigste zu konzentrieren. Denn gerade, wenn eine Software sehr flexibel ist und viele Möglichkeiten parat hat, macht es die CRM-Einführung unnötig kompliziert.

Daher ist es ratsam, zunächst mit den Bereichen zu beginnen, die für das Unternehmen den größten Nutzen bringen und das System später Schritt für Schritt weiter auszubauen. Die ACSYS Lasertechnik GmbH legte den Fokus zunächst auf die Optimierung und Steigerung der Effizienz ihrer Vertriebsprozesse.

„Man spürt, dass es visual4 wichtig ist, am Ende erfolgreich mit dem System zu arbeiten.“
– Georg Lauther, Managementbeauftragter

Das Unternehmen wurde dabei kontinuierlich bedarfsgerecht von der Digitalagentur visual4 unterstützt und erhielt zahlreiche Tipps zur Abbildung der betrieblichen Abläufe im CRM sowie eine CRM-Schulung.

Die Schulung sowie die intuitiv nutzbare Bedienoberfläche des CRMs sorgten für hohe Akzeptanz bei den ACSYS-Mitarbeitenden, sodass diese das System schnell zu bedienen lernten und nun konstant damit arbeiten. Langfristig bietet das CRM-System zudem die Möglichkeit, auch die anderen Prozesse aus beispielsweise Marketing, Service und Support zu integrieren und die CRM-Lösung somit fortlaufend weiterzuentwickeln.

Warum 1CRM?

Warum hat sich die ACSYS Lasertechnik GmbH für 1CRM entschieden?

Neben dem ausgezeichneten Preis-Leistungs-Verhältnis und der engagierten Kommunikation auf Augenhöhe spielte auch die Nähe zum Vertriebspartner und der Support eine Rolle.

Ein weiterer maßgeblicher Punkt war der Serverstand der All-in-One-Lösung. 1CRM ist ein DSGVO-konformes CRM mit zertifiziertem Rechenzentrum in Deutschland. Das Unternehmen legt großen Wert auf Datenschutz und Sicherheit.

Mit 1CRM fanden sie eine Cloud-Lösung, die alle Daten kompetent bewacht und schützt und zudem alles mit sich bringt, um das CRM-System datenschutzkonform und sicher zu betreiben.

„Als cloudbasierte All-in-One-Lösung mit Rechenzentrum in Deutschland, bietet 1CRM alles, was uns wichtig war.“
– Georg Lauther, Managementbeauftragter

Über die ACSYS Lasertechnik GmbH

ACSYS ist Technologieführer bei hochpräzisen Maschinen für die Lasermaterialbearbeitung und nimmt am Markt weltweit eine Spitzenstellung ein. Namhafte Kunden aus unterschiedlichsten Zielbranchen nutzen den Mehrwert der ACSYS Technologie zur Optimierung Ihrer Produktionsprozesse.

Unsere Kunden profitieren vom konzentrierten Know-how eines Spezialisten-Teams, das sein Wissen mit Visionskraft und Innovationsdynamik zum Einsatz bringt.

Im Bereich Forschung und Entwicklung arbeitet ACSYS gemeinsam mit Forschungspartnern und Instituten kontinuierlich an der Verbesserung und Weiterentwicklung von Technologien rund um das Werkzeug Laser.

Immer mit dem Ziel, die Grenzen des Möglichen neu zu definieren und den Kunden optimierte, neuartige Lösungen zur Verfügung stellen.