Die xSuite ist ein internationales, wachsendes Unternehmen, das sich die Optimierung Ihrer Vertriebs- und Serviceprozesse zum Ziel gemacht hat. Eine passende CRM-Lösung soll dabei sowohl den Vertrieb, das Projektcontrolling als auch die Service-Hotline ideal unterstützen. 1CRM hilft dabei, Prozesse global zu standardisieren und zu optimieren.

Inhalt

Das erreicht xSuite mit der 1CRM-Cloudlösung:

Internationale Prozessstandardisierung

Optimale Verknüpfung der Schnittstellen

Automatisiertes Self-Service-Portal

Globale Vereinheitlichung der Vertriebs- und Serviceprozesse

Ein international tätiges Unternehmen steht oftmals vor dem Problem, dass jeder Standort für sich agiert, eigene Strukturen hat und sich anders organisiert. Das kann zur Folge haben, dass Abläufe und Prozesse nicht abgestimmt sind. Nicht selten wirkt sich dies negativ auf die Effizienz und die Arbeitsergebnisse aus.

Für Unternehmen, die langfristig konkurrenzfähig bleiben möchten, heißt es, den Weg der digitalen Transformation konsequent zu gehen. Um diese erfolgreich umsetzen zu können, bedarf es

  • eines mutigen Unternehmens
  • Mitarbeitender, die Neuem gegenüber aufgeschlossen sind
  • eines passenden CRM-Systems
  • einer durchdachten Strategie
  • den Willen und die Motivation aller, die digitale Transformation gemeinsam zu realisieren.

Dies sind alles Voraussetzungen, die von 1CRM und der xSuite Group erfüllt wurden und somit die Basis der neuen CRM-Einführung bildeten. Mit den passenden Erweiterungen hat die xSuite Group das neue CRM ganzheitlich und international eingeführt.

Optimierte und transparente Betriebsabläufe für alle Beteiligten

Wieso kompliziert, wenn es auch einfach geht? Geschäftsprozesse und Abläufe können kompliziert sein. Insbesondere wenn sie wiederkehrend ständig neu definiert und erklärt werden müssen, raubt das sehr viel Zeit und Nerven.

Um dies zu verhindern, vereinheitlicht xSuite jetzt mit dem neuen CRM grenzübergreifend ihre Abläufe und Prozesse, um an jedem Standort – ganz egal ob in den USA oder in Singapur – dieselben Standards zu setzen.

Mit der Standardisierung werden Richtlinien geschaffen, die für alle Unternehmensbereiche bindend sind. Gleiche oder ähnliche Prozesse müssen nur einmal abgebildet werden. So wissen alle Beteiligten wie der Ablauf und die Vorgehensweise in bestimmten Fällen ist. Das spart zum einen viel Zeit, Geld und Ressourcen und entlastet zum anderen vor allem die Beschäftigten.

„Prozessstandardisierung und Vereinfachung sollten das tägliche Handeln begleiten.“
– Matthias Lemenkühler, CEO 

Das Erfolgspotenzial der Standardisierung

Durch die Standardisierung optimiert xSuite nicht nur ihre Prozesse, sondern auch die Transparenz auf allen Ebenen – eine wesentliche Voraussetzung für den Unternehmenserfolg.

Besonderen Wert legt die xSuite Group ebenfalls auf die Abbildung von Vertriebs- und Serviceprozessen, um die eingebundenen Abteilungen ideal unterstützen zu können. Denn durch die ganzheitliche und internationale Einführung des CRMs sind wichtige Informationen nun transparent an einem Ort gebündelt und verfügbar.

Die Nutzung der selben Datenbank ermöglicht es, Daten und Informationen direkt im CRM zu hinterlegen, sodass sich Datenverluste und falsche Daten minimieren lassen. Zudem: Je mehr (korrekte) Daten zur Verfügung stehen, desto genauer lassen sich diese analysieren und auswerten.

Mithilfe der großen Datenmengen, die sich durch die Vereinheitlichung ergeben, lassen sich verlässlichere und aussagekräftigere Unternehmensberichte erstellen.

 

Datenauswertung leicht gemacht

Neben der Verbesserung der Transparenz konnte die xSuite auch das Reporting deutlich optimieren. Dabei sind besonders das Reporting für Umsatzplanung, Forecast und Regionen von Bedeutung.

Ein internationales Unternehmen wie die xSuite Group besitzt Datenquellen aus Niederlassungen verschiedener Länder. Das CRM führt diese weltweiten Niederlassungen in einem System zusammen, sodass sich Geschäftsberichte mandantenunabhängig über alle Standorte hinweg generieren und länderübergreifend erstellen lassen.

Alle wichtigen KPIs einzelner Bereiche und Regionen lassen sich im CRM-Report abbilden, um einen aktuellen Überblick der jeweiligen Datensätze zu erhalten. Mithilfe dieser Daten lässt sich in Erfahrung bringen, was Kunden bewegt und woran die Beschäftigten aus Vertrieb und Service gerade arbeiten.

Da das Reporting gewisse Tendenzen bezüglich Unternehmensfelder, -abteilungen oder -aktivitäten aufzeigt, lassen sich valide Vorhersagen über zukünftige Entwicklungen treffen und Handlungsempfehlungen aussprechen.

„Alle unsere individuellen Anforderungen konnten erfüllt werden.“
– Matthias Lemenkühler, CEO 

Schnittstellen mit leistungsstarker REST-API ideal bedienen

Nicht nur stabil, sondern auch mit geringem Aufwand anpassbar und flexibel sollte das neue CRM-System für xSuite sein. Dabei war ein wichtiges Kriterium eine leistungsstarke REST-API, um Schnittstellen zu anderen Systemen wie z. B. Marketing Automation, ideal bedienen zu können.

Als Softwarehersteller digitaler Lösungen war es für xSuite von besonderer Wichtigkeit, dass alle Lösungen und Softwarekomponenten nahtlos ineinandergreifen. Durch die stabile und performante REST-API lassen sich Drittsysteme problemlos in das CRM integrieren und Daten einfach übermitteln.

Die automatisierte Datensynchronisation sorgt für eine zuverlässige Datenerfassung und -übertragung, sodass sich eine Doppelerfassung von Daten vermeiden lässt. Das hat nicht nur den Vorteil, dass Sie viel Zeit sparen, sondern auch, dass Datensätze vollständig und in Echtzeit für alle vorliegen.

Wer hat auf was Zugriff?

Der vereinfachte Informationszugriff durch das REST-API bringt allerdings noch die Frage mit sich: Wer hat auf was Zugriff? Aus genau diesem Grund suchte xSuite ein CRM-System mit einem sinnvollen Berechtigungskonzept.

Über das flexible Berechtigungsmodell des CRM lassen sich Zugriffsrechte auf bestimmte Daten definieren und Benutzerrollen zuordnen. Dadurch lässt sich der Zugriff auf Team- oder Firmenebene einschränken oder aber auch global – also mandantenübergreifend – ausweiten.

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Weniger Aufwände durch das integrierte Kundenportal

Eine weitere Schnittstelle bildet die Verknüpfung zwischen Self-Service-Portal und 1CRM. Mithilfe des integrierten Kundenportals, das mit 1CRM verbunden ist, lassen sich Kundendaten automatisch ins CRM übertragen. Gleichzeit übernimmt das Self-Service-Portal aber auch Aktualisierungen, die im CRM getätigt werden, damit sowohl 1CRM als auch Kundenportal immer auf einem aktuellen Stand sind.

Dadurch bildet xSuite nun den gesamten Kundensupport mit Ticketing-System, Knowledge Base, Feature-Requests und Softwarebereitstellung ab. Sobald Kunden sich auf dem Portal registriert haben, sind sie automatisch im 1CRM als Firma oder Kontakt hinterlegt und erhalten auf dem Kundenportal mehr Informationen zu Produkten und Bestellungen.

Stets auf dem aktuellen Stand: Servicefälle nachverfolgen

Wer schon einmal sehnsüchtig auf ein Paket gewartet hat, weiß, wie sehr es einen freut, wenn dann endlich der Link zur Paketnachverfolgung zugeschickt wird. So ähnlich funktioniert es mit dem Ticketing-System des integrierten Kundenportals.

Hier haben Kunden und Kundinnen nicht nur die Möglichkeit, Servicefälle einzureichen sondern auch deren aktuellen Status abzufragen. Die xSuite profitiert davon, dass vor allem die Beschäftigten im Service und Support entlastet werden. Sobald ein Servicefall erstellt oder aktualisiert wurde, müssen sie die Kunden nicht mehr selbst informieren, denn das übernimmt nun eine automatische E-Mail-Benachrichtigung.

Auch für die xSuite-Kunden ist dies von Vorteil, da sie jederzeit und mit wenigen Klicks einen Überblick über den aktuellen Stand einzelner Servicefälle erhalten und daher nicht lange auf diesbezügliche Antworten warten müssen.

„Durch das CRM werden Geschäftsvorfälle 40-50 % schneller und strukturierter bearbeitet.“
– Matthias Lemenkühler, CEO 

Mehr Zeit für Prioritäten mit der Knowledge Base

Teil des integrierten Kundenportals ist auch eine Knowledge Base bzw. Wissensdatenbank. Hierin sind sämtliche Materialien und Inhalte gesammelt, was wiederum die Informationsbeschaffung zu einzelnen Produkten für registrierte Benutzer erleichtert und zudem 24/7 abrufbar ist.

Beschäftigte müssen keine Datenblätter mehr umher schicken, denn diese können sich Kunden schnell und bequem selbst herunterladen. Für einfache, wiederkehrende Serviceanfragen ist das ideal, da es dem Support-Team mehr Zeit für die Bearbeitung komplexerer Anfragen verschafft.

Software-Produkte einfach herunterladen und implementieren

Für einen Softwarehersteller ist die Softwarebereitstellung wesentlicher Bestandteil und gehört zum täglichen Geschäft. Jedoch sind Aufgaben wie das Installieren, Deinstallieren und Aktualisieren von Softwareanwendungen sehr zeitaufwendig.

Das integrierte Kundenportal reduziert den Zeitaufwand für beide Seiten, da sich die Softwareprodukte zentral aktualisieren und im Portal einfach herunterladen und schneller bereitstellen lassen. Der Zugriff für die Kunden auf die erworbenen Softwarelösungen wird direkt im CRM über die Serviceverträge gesteuert.

Mockup iPad: Self-Service-Portal

Warum 1CRM?

Warum hat sich die xSuite Group für 1CRM entschieden? Die internationale Unternehmensgruppe umfasst verschiedene Niederlassungen und Gesellschaften. Daher war es besonders wichtig, Firmengruppen und Firmenzugehörigkeiten in einem System darzustellen und ihre Vertriebs- sowie Serviceprozesse darin abzubilden.

1CRM überzeugte durch die hohe Flexibilität, eine nutzerfreundliche Oberfläche sowie erforderliche Funktionen wie der leistungsstarken REST-API und konnte sich so gegen SAP CRM, Salesforce und Microsoft CRM durchsetzen.

(Daten-)Sicherheit geht vor: DSGVO-Compliance

Bei der Suche nach einem geeigneten CRM war vor allem auch die Compliance im Bereich Datensicherheit und Datenschutz ein großer Treiber für das Softwareunternehmen. Hier konnte das DSGVO-konforme Cloud-CRM von 1CRM punkten.

Im cloudbasierten CRM werden die Daten der Cloud-Kunden nach deutschen Sicherheitsvorschriften im zertifizierten Rechenzentrum in Stuttgart kompetent verarbeitet und geschützt. Die Cloud-Technologie ermöglicht außerdem eine hochverfügbare Infrastruktur mit redundanten Systemkomponenten und verschlüsselter Datenübertragung.

„Die Zusammenarbeit war zu jeder Zeit durch Kompetenz und Partnerschaftlichkeit geprägt. Durch die guten Systemkenntnisse konnten auch kniffelige Anforderungen optimal umgesetzt werden.“
– Matthias Lemenkühler, CEO 

Über die xSuite Group

Die xSuite Group ist Softwarehersteller von Anwendungen für dokumentenbasierte Prozesse und stellt weltweit standardisierte, digitale Lösungen bereit, die ein einfaches, sicheres und schnelles Arbeiten ermöglichen. Kernkompetenz ist die Eingangsrechnungsverarbeitung innerhalb von SAP für den Mittelstand, Konzerne und öffentliche Auftraggeber. Mit xSuite verarbeiten pro Jahr über 200.000 Anwender*innen mehr als 60 Millionen Rechnungen.

Ergänzt wird das Portfolio durch Anwendungen für Einkaufs- und Auftragsprozesse sowie Archivierung. Die Software wird in der Cloud, on-premises oder hybrid betrieben. xSuite liefert alles aus einer Hand: Softwarekomponenten (Capture, Workflow, Archivierung) und Dienstleistungen (Beratung, Implementierung, Schulung, Support und Managed Services).

xSuite ist SAP Silver Partner. Regelmäßige SAP-Zertifizierungen für verschiedene Lösungen und Einsatzumgebungen von SAP bestätigen den hohen Qualitätsstandard der xSuite-Anwendungen.

Gegründet wurde xSuite 1994. Der Stammsitz ist in Ahrensburg bei Hamburg. Weltweit arbeiten 230 Beschäftigte an acht Standorten in Europa, Asien und den USA. Die xSuite Group erwirtschaftete 2021 einen Gesamtumsatz von 40 Mio. €.