Teilnehmerregistrierung: 8 Gründe für die Online-Anmeldung mit CRM

Stellen Sie sich vor: Ihre Gäste registrieren sich auf Ihrer Website, wo sie direkt ein Ticket buchen. Statt die Daten zu kopieren und in eine neue Excel-Liste einzufügen, sammeln sich die Teilnehmerdaten automatisch an einer zentralen Stelle. Gefällt Ihnen die Vorstellung? Die Online-Anmeldung ist für Sie als Organisator:innen, sowie für Teilnehmende äußerst vorteilhaft. Wir geben Ihnen acht Gründe, wieso Sie die digitale Schiene fahren sollten.

Was ist die Teilnehmerregistrierung?

Die moderne Teilnehmerregistrierung ist ein effektives und zeitsparendes Verfahren, das es Veranstaltenden von Events wie z. B. Seminaren oder Kongressen ermöglicht, Teilnehmerdaten schnell und einfach zu erfassen.

Die Online-Teilnehmerregistrierung bietet auch die Möglichkeit, zusätzliche Informationen von Teilnehmern zu sammeln, wie beispielsweise ihre berufliche Position oder Interessen. Diese Informationen helfen, die Bedürfnisse und Erwartungen der Teilnehmenden besser zu verstehen und Ihre Veranstaltung entsprechend anzupassen.

Durch digitale Komplettlösungen für Events sparen Sie Zeit und Kosten, da sie keine manuellen Anmeldeformulare mehr bearbeiten müssen. Teilnehmende führen ihre Registrierung von jedem Ort und zu jeder Zeit durch, was die Registrierung einfacher und bequemer macht.

1. Wildes Papierchaos war gestern

Wenn Sie Events immer noch mit analogen Registrierungsformularen organisieren, kennen Sie wahrscheinlich das Gefühl: Endlose Papierberge, verlorene Anmeldungen und unleserliche Handschriften. Mit Hilfe von digitalen Lösungen lässt sich das Papierchaos beseitigen und Zeit (oder auch Nerven) zurückgewinnen, die Sie sonst mit dem Sortieren und Abgleichen von Papierstapeln verbringen würden.

Ein digitaler Registrierungsprozess sorgt für reibungslosere Abläufe und eine höhere Effizienz, da sich Prozesse einfach automatisieren lassen. Auch Teilnehmende profitieren von einer schnelleren und bequemen Event-Anmeldung. In Verbindung mit einem CRM (Customer-Relationship-Management) ist eine automatisierte Datenweitergabe direkt ans CRM-System möglich, sodass sich Fehler bei der Datenerfassung vermeiden lassen.

Und der nette Nebeneffekt? Sie schonen die Umwelt da die digitale Registrierung Papier und Farbe spart.

2. Das mühsame Zusammensuchen von Daten hat ein Ende

Die Teilnehmerregistrierung kann sich manchmal anfühlen wie eine Schatzsuche ohne Karte. Insbesondere wenn sich Anmeldedaten über verschiedene Datenquellen wie E-Mails, Papierdokumente usw. hinweg anhäufen und man schon längst den Überblicken verloren hat. Eine mögliche Lösung wäre, durch endlose Tabellen und Dokumente zu scrollen, um die richtigen Informationen zu finden.

Die andere Möglichkeit, sich das nervige Zusammensuchen von Teilnehmerdaten zu ersparen, ist die Nutzung einer digitalen Teilnehmerverwaltung wie z. B. spezielle Event-Softwares. Damit verwalten Sie alle Teilnehmerdaten an einem Ort und greifen mit nur wenigen Klicks darauf zu, ohne stundenlang nach ihnen suchen zu müssen. Und nicht nur das, auch die aktuelle Teilnehmeranzahl und bisherige Rückmeldungen erhalten Sie im System auf einen Blick.

3. Endlich mehr Klarheit bei Buchungsänderungen

Buchungsänderungen können für Veranstalter und Veranstalterinnen zu einem wahren Albtraum mutieren. Eine Änderung hier, eine Stornierung da und das Ganze endet schnell im Chaos. Plötzlich gibt es drei verschiedene Listen, niemand weiß mehr die genaue Anzahl der Buchungen und mehrere Gäste tragen scheinbar denselben Namen.

Ohne einen klaren Überblick über Buchungen und Änderungen kann es schwierig sein, diese effektiv zu verwalten. Häufig kommt es zu Fehlern bei der Übermittlung von Informationen wie z. B. Doppel- oder Überbuchungen. Das führt nicht nur zur Verwirrung bei den Teilnehmenden, sondern auch bei Kolleg:innen.

Die Teilnehmerregistrierung mit Self-Service-Option ermöglicht Teilnehmenden ihre eigenen Buchungen online zu verwalten und Änderungen vorzunehmen. Das spart Zeit und reduziert die Fehleranfälligkeit, da die Daten automatisch in das CRM-System eingespeist werden. Das ermöglicht eine reibungslose Datenverarbeitung – auch bei Last-Minute-Absagen oder -Zusagen.

4. Bändigung administrativer Zeitfresser

Gehört es zu Ihren täglichen To-dos Teilnehmerregistrierungen zu bearbeiten, Bestätigungs-E-Mails zu verschicken und Rechnungen zu schreiben? Wie wäre es, wenn sich diese To-do-Liste einfach von allein erledigt? Verabschieden Sie sich von lästigen Aufgaben und administrativen Zeitfressern, denn das erledigt nun das CRM-System für Sie.

Das System verschickt Teilnahmebestätigung und Rechnungen automatisch und reduziert somit zeitaufwendige, wiederkehrende Tätigkeiten. Auch Mailings lassen sich mithilfe von Event-Variablen im CRM automatisiert an Teilnehmende versenden. So haben Sie mehr Zeit, um sich um die wichtigen Dinge zu kümmern.

5. Ihre Teilnehmerliste ist immer topaktuell

Sitzen Sie oft auf heißen Kohlen, weil bis zu den allerletzten Minuten unklar ist, wie viele Gäste nun zu Ihrer Veranstaltung kommen oder auch nicht kommen? Egal ob Sie noch immer auf die alte Papierformtechnik setzen oder zig Listen in Excel-Tabellen führen: Je größer Ihr Event ist, desto schwieriger lässt sich die Teilnehmerzahl schätzen.

Eine topaktuelle Teilnehmerliste kann eine Herausforderung sein, muss es aber nicht. Bei einem Online-Registrierungssystem mit CRM wird die Datenbank sofort aktualisiert. Registrierungen, Anmeldestatus und Änderungen lassen sich so in Echtzeit überwachen und Teilnehmende verwalten. Dadurch ist eine bessere Event- sowie Ressourcenplanung möglich, da Veranstalter:innen immer genau wissen, wie viele Gäste zu erwarten sind.

6. Sie sorgen für ein erstklassiges Teilnehmererlebnis

7. Sie erfüllen die Datenschutzanforderungen

Gehen wir ein paar Jahre zurück, als uns die Corona-Pandemie dazu zwang, mit Kuli unsere Daten auf einen Zettel zu schreiben, um einen Cappuccino in unserem Lieblingscafé zu genießen. Und das, ohne zu wissen, wer darauf Zugriff hat und wo die kleinen Zettelchen gebunkert werden.

Mit analogen Registrierungsformularen ist das nicht anders. Nicht nur müssen die Daten manuell erfasst werden, was zu Fehlern und unleserlichen Handschriften führt. Es birgt auch das Risiko, dass die gesammelten Informationen in den Händen von unerwünschten Personen landen.

Die Online-Teilnehmerregistrierung bietet in der Regel höhere Sicherheitsstands. Bei Nutzung eines DSGVO-konformen CRMs erfolgt die Datenspeicherung verschlüsselt, was die Sicherheit der Daten gewährleistet. Im System selbst haben Sie volle Zugriffskontrolle, da es nur berechtigten Personen erlaubt ist, auf die Daten zuzugreifen.

8. Sie nutzen Anmeldedaten gezielt für spätere Zwecke

Registrierungsdaten zu erfassen und zu speichern ist das eine. Sie zu verwerten das andere. Nutzen Sie daher die Vorteile eines Online-Formulars, um die Interessen der Teilnehmenden abzufragen.

Und nein, damit meinen wir keine Fragen wie: „Würden Sie lieber die Haare oder die Stimme von Marge Simpson haben?“. Überlegen Sie vorher genau, welche Fragen Sinn machen, um sie für spätere Zwecke gezielt nutzen zu können.

Die automatische Datenweitergabe ans CRM ermöglicht eine umfassende Datenanalyse und -auswertung, was wiederum zu fundierten Erkenntnissen führt, um zukünftige Events besser planen zu können und das Teilnehmererlebnis nachhaltig zu optimieren.

Außerdem lassen sich Teilnehmerdaten gezielt für die Eventkommunikation einsetzen: Durch die Segmentierung der Teilnehmer:innen anhand ihrer Vorlieben oder vergangener Events, erhalten sie z. B. nur noch personalisierte E-Mails und Angebote, die auf ihre Daten und Interessen basieren.

Fazit: Moderne Teilnehmerregistrierung sorgt für zufriedene Gäste

Eine moderne Teilnehmerregistrierung mit CRM ist eine effiziente Lösung, um Veranstaltern und Veranstalterinnen die Erfassung von Teilnehmerinformationen zu erleichtern und gleichzeitig Teilnehmenden eine bequeme Möglichkeit zu bieten, sich für eine Veranstaltung anzumelden. Die Möglichkeit, personalisierte Einladungen und Informationen zu versenden, steigert zudem das Interesse und sorgt für mehr zufriedene Gäste. Das erhöht die Teilnehmerzufriedenheit und trägt maßgeblich zu einem erfolgreichen Event bei.

Brauchen Sie noch mehr Gründe? Legen Sie endlich Stift und Papier beiseite und überzeugen Sie sich selbst von den Vorteilen einer Eventsoftware.