Digitales Eventmanagement: Der effektive Weg zum Event-Erfolg

Dass viele bei der Fülle an Aufgaben den Überblick verlieren und wichtige Informationen untergehen, ist nicht verwunderlich. Der Ärger ist vorherzusehen: Das Klavier wird zu spät geliefert und Gäste erhalten die falsche Vorspeise. Das Ergebnis: Unzufriedene Gäste. Oh je! Um gar nicht erst in dieses Schlamassel zu geraten, sollten Sie auf digitale Eventlösungen zurückgreifen. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie sich die täglichen Herausforderungen im Eventmanagement stressfrei und hocheffizient meistern lassen.

Was umfasst Eventmanagement?

Eventmanagement umfasst die Planung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen. Das können analoge, digitale oder hybride Events sein wie z. B. Messen, Kongresse, Seminare, Firmenevents oder Aktionen zu Marketingzwecken sein. Weitere wichtige Bestandteile des Eventmanagements ist die Eventkommunikation sowie die Nachbereitung des Events.

Lesetipp passend zum Thema: Die Reinhard Lindner GmbH hat den digitalen Schritt gewagt und nutzt Eventsoftware für ihr Seminarmanagement. Die ganze Geschichte finden Sie hier:

Unterschied Eventmanagement und Eventmarketing

Eventmanagement ist die Voraussetzung um Eventmarketing sowie jegliche Art von Veranstaltungen zu betreiben. Dagegen nutzt Eventmarketing Veranstaltungen als Hilfsmittel zu Vermarktungszwecken.

Eventmarketing zielt mithilfe von Veranstaltungen darauf ab, den Absatz eines Produkts, Unternehmens oder einer anderen Dienstleistung zu steigern. Während bei ‚normalen‘ Veranstaltungen das Event selbst das Produkt ist, soll eine Eventmarketing-Veranstaltung ein bestimmtes Produkt vermarkten.

Die drei Grundlagen im Eventmanagement

Die drei Grundlagen im Eventmanagement sind die Eventplanung, die Eventorganisation und die Durchführung der Veranstaltung. Von der ersten Idee über die Konzeption bis hin zur Planung und Umsetzung eines Events sollten alle drei Komponenten ineinandergreifen und gut durchdacht sein, damit eine Veranstaltung gelingt.

1. Eventplanung – Gute Planung ist die halbe Miete

Die Planung einer Veranstaltung ist eine der ersten Aufgabe im Eventmanagement. Hierbei geht es um die konzeptionelle und zielorientierte Planung einer Veranstaltung, sie ist Voraussetzung für den Erfolg Ihres Events. Nur mit einer ausgefeilten Planung und einer effektiven Organisation wird aus einer Veranstaltung ein gelungenes Event.

Doch was und wen möchten Sie mit dem Event überhaupt erreichen? Damit eine vernünftige Eventplanung stattfinden kann, sollten Sie vorher das Ziel sowie Ihre Zielgruppe, die Teilnehmerzahl und die Veranstaltungsart Ihres Events festlegen.

Weitere wichtige Bestandteile der Eventplanung sind:

• Die Aufgabenplanung: Welche Aufgaben gilt es zu erledigen? Welche Priorität haben diese? Wer ist für einzelne Aufgaben verantwortlich?
• Die Ressourcenplanung: Welche Ressourcen werden benötigt? Wie viel wird benötigt? Wer hat wie viel Kapazität?
• Die Kostenplanung: Welche Ausgaben fallen an und wofür? Gibt es Einnahmen z. B. durch Ticketverkauf oder Sponsoring?
• Das Budgetplanung: Sind alle Ausgaben gedeckt? Wo liegt die Gewinnschwelle? Was ist für das Event zwingend nötig und was nicht?

Natürlich gehört zur Eventplanung auch ein organisatorischer Teilbereich, der z. B. die Zeitplanung oder Eventlocation beinhaltet. Hier finden Sie noch mehr zum Thema Eventplanung.

3. Durchführung des Events – Ab in die heiße Phase!

Der Tag der Tage ist gekommen. Das Event findet statt, alle sind gut drauf und sollen es auch bleiben. Bei der Durchführung des Events wird sich schnell zeigen, ob der Plan aufgeht und wie gut die Veranstaltung organisiert ist. Von Aufbau bis Abbau ist es Aufgabe des Eventmanagers bzw. der Eventmanagerin alle relevanten Personen zu koordinieren und deren Aufgaben zu bestimmen als auch die Veranstaltung selbst zu koordinieren. Dazu gehören:

• den Aufbau der Technik zu überwachen und frühzeitig zu testen
• Referierende, Moderator:in, Catering und Sicherheitskräfte zu informieren
• Die Gäste zu empfangen
• Zeit für wichtige Gäste einzuplanen
• Personal zu instruieren und einzuweisen

Definieren Sie am besten schon vorab, wer welchen Verantwortungsbereich hat und welche Aufgaben damit verbunden sind. Durch spezielle Event-Lösungen lassen sich Verantwortlichkeiten und Rollen definieren, sodass alle Teammitglieder den Überblick über ihren Verantwortungsbereich behalten und offene Aufgaben schneller erledigen können.

Transparenz und klare Kommunikation sollten ohnehin Ihr ständiger Begleiter sein. Besonders während der Event-Durchführung ist es wichtig, relevante Daten und Informationen auch mobil und in Echtzeit abrufen zu können. Das hilft Ihnen auch in brenzligen Situationen einen kühlen Kopf zu bewahren und auf kurzfristige Abweichungen entspannt und kompetent reagieren zu können.

Einlassmanagement und Check-in

Ein reibungsloser Einlass macht die Gäste glücklich und gespannt auf das bevorstehende Erlebnis. Lange Wartezeiten dämpfen dagegen die Vorfreude. Um das zu vermeiden, ist ein effizientes Einlassmanagement erforderlich – schließlich möchten Sie einen guten ersten Eindruck bei Ihren Gästen hinterlassen.

Sorgen Sie also dafür, dass Ihre Gäste alles problemlos finden und das Ticket in Sekundenschnelle geprüft wird. Digitale Einlasssysteme unterstützen Sie bei einer schnellen Einlasskontrolle und erleichtern den Check-in mit zum Beispiel automatisch generierten QR-Codes, die sich im Nullkommanix abscannen lassen.

Der Vorteil: Sie sammeln direkt verarbeitbare Daten über die Teilnehmenden, z. B. wer genau an Ihrem Event teilgenommen hat, wer wann angekommen ist etc.

Eventkommunikation ist alles

Eventkommunikation bedeutet vor allem: Dem richtigen Publikum zur richtigen Zeit die richtige Botschaft zu vermitteln. Eventkommunikation bedeutet aber auch, einzelne Beteiligte in die richtige Position zu bringen und über die Planung und Organisation zu informieren. Die Qualität der internen Kommunikation ist die Basis für ein reibungsloses Event.

Alle Beteiligten müssen wissen,

• welche Rolle er/sie spielt,
• welche Aufgaben er/sie zu erfüllen hat,
• was das individuelle und gemeinsame Ziel ist.

Auch die Kommunikation zu externen Dienstleistenden wie z. B. Sponsor:innen oder Lieferant:innen muss deutlich und bidirektional sein, um Missverständnisse zu vermeiden. Regelmäßige Termine und eine Aufteilung der Verantwortlichkeiten sorgen für Klarheit.

Sie merken, auch im Bereich Eventmanagement ist klare Kommunikation das A und O – in vielerlei Hinsicht. Neben der internen Kommunikation und der Kommunikation zu Dritten gehört auch die Kommunikation zu Ihrem Publikum.

Eine wirkungsvolle Eventkommunikation beginnt damit, das Publikum genau zu kennen. Nur wer das eigene Publikum kennt, erreicht die richtigen Personen mit der richtigen Botschaft zur richtigen Zeit. Eine Kombination aus zielgruppenspezifischer Ansprache und passender Kommunikationskanäle sorgen für effektive Eventkommunikation.

Beliebte Medien sind z. B. Einladungen, Veranstaltungskalender, Social Media und Printprodukte wie Flyer etc. Zu den Hauptinformationsquellen für Event-Teilnehmende zählen eine veranstaltungseigene Website sowie E-Mails und Newsletter.

Erfahren Sie hier mehr über Kommunikationsinstrumente und die wichtigsten Kanäle.

E-Mail-Marketing

E-Mail-Marketing ist eine gute Möglichkeit, mit potenziellen Besuchenden zu kommunizieren und Neuigkeiten über bevorstehende Events wirksam zu verbreiten. Dabei ist es elementar, die Zielgruppen richtig zu segmentieren, um maßgeschneiderte und personalisierte Nachrichten zu versenden.

Neben personalisierten Inhalten bieten E-Mails viele gestalterische Möglichkeiten. Je ansprechender Sie Ihre E-Mailings gestalten desto eher gewinnen Sie die Aufmerksamkeit Ihrer Gäste und desto höher wird die Anmelderate Ihrer Events sein. E-Mail-Marketing eignet sich in jeder Phase des Eventmanagements.

1. Vor dem Event: Ankündigungen und Einladungen mit Anmeldelink versenden
2. Während des Events: Event-Updates und wichtige Information versenden
3. Nach dem Event: Dankesmail, Follow-up-Mail und in Kontakt bleiben

Einladungsmanagement

Erhalten Sie gerne Einladungen? Einladungen haben etwas Besonderes an sich. Nutzen Sie die Wirkung von Einladungen und geben Sie Ihren Gästen ein exklusives Gefühl. Um alle Gäste rechtzeitig zu Ihrer Veranstaltung einzuladen und den Einladungsprozess clever ins komplette Eventmanagement einzubinden, ist ein professionelles Einladungsmanagement nötig.

Idealerweise haben Sie bereits in der Planungsphase Ihre Zielgruppen aufgeteilt und Ihre relevante Zielgruppe ausgewählt. Durch die Zielgruppensegmentierung wenden sich die Einladungen direkt und persönlich an alle relevanten Gäste. Personalisierte Einladungen, die sowohl textlich als auch gestalterisch überzeugen, steigern die Chance, eingeladene Personen zu überzeugen und als Gäste zu gewinnen.

Erweiterungs-Tipp: Automatisieren Sie Ihre Einladungs- und Anmeldeprozesse und bilden Sie mit CRM Mautic ganze Workflows ab.

Veranstaltungseigene Website mit Teilnehmer-Registrierung

Eine Event-Website ist heutzutage unverzichtbar. Sie schafft Reichweite, transportiert das Image eines Events und ist für potenzielle Interessierte und Sponsor:innen meist der erste Kontakt mit Ihrer Veranstaltung.

Im Idealfall macht die Veranstaltungsseite neugierig und Lust auf mehr. Besonders bei inhaltlichen Veranstaltungen wie Seminare oder Kongresse sollten Sie sich auf wertvollen Inhalt fokussieren.

Überlegen Sie mal, würden Sie ein Ticket kaufen, ohne genau zu wissen, was Sie dort erwartet? Bevor wir ein Ticket kaufen, möchten wir als Besucher:in wissen, was uns bevorsteht und welchen Mehrwert uns das Event bietet. Versetzen Sie sich in Ihre Seitenbesucher:innen:

• Ist die Werbung inhaltlich wertvoll oder teasernd?
• Macht die Event-Website Lust auf mehr?
• Möchte man mir nur ein Ticket verkaufen?
• Gibt es Besucherstimmen bzw. Feedback von vorherigen Events?
• Ist der Registrierungsprozess unkompliziert bzw. einfach zugänglich?

Letzteres spart mithilfe digitaler Tools nicht nur Besuchenden, sondern auch Ihnen viel Zeit. Eine Möglichkeit zur Online-Registrierung mit automatischer Teilnahmebestätigung und Rechnung sorgt für ein müheloses Registrierungserlebnis.

Der Vorteil für das Eventmanagement: Moderne Eventsoftwares synchronisieren Teilnehmer:innen und ihre Informationen direkt ins System, um alles zentral und bequem verwalten zu können.

Mehr Teilnehmer:innen online gewinnen: Mit attraktiver Event-Website und Online-Registrierung wird die Eventvermarktung zum Kinderspiel.

Event-Tickets entspannt von daheim aus buchen

Bleiben wir mal bei der Bequemlichkeit. Die meisten Tickets werden heutzutage digital verkauft. Von Kinokarten über Bahntickets bis hin zu jeglicher Art von Event-Tickets. Die Gründe dafür sind logisch: Komfort und Zeitersparnis.

Im Eventmanagement kann ein digitales System mit Buchung von Event-Tickets eine große Entlastung sein, da manuelle Aufwände entfallen und der Buchungsprozess zeiteffizienter sowie kontrollierter abläuft.

Mithilfe eines digitalen Ticketing-Systems haben Sie nicht nur den Überblick über alle angemeldeten Teilnehmer:innen, sondern auch über die Gesamtanzahl an verfügbaren Tickets. Zudem erleichtert bspw. ein automatisch generierter QR-Code der Tickets den Einlass, da Lesegeräte wie Smartphones diesen sehr schnell erfassen.

Fazit: Eventmanagement mit CRM lohnt sich

Möchten Sie die Herausforderungen im Eventmanagement noch effizienter meistern, geht kein Weg an der Digitalisierung Ihrer Eventprozesse vorbei. Ein CRM-System mit Eventmanagement liefert Ihnen alle wichtigen Werkzeuge, um Ihre Events stressfreier zu koordinieren:

Alle Teilnehmer- und Veranstaltungsinformationen sind zentral im System gespeichert und können von allen Teammitgliedern, die entsprechenden Zugriff haben, abgerufen und bearbeitet werden. Das verhindert, dass fehlerhafte Daten und Dokumente zu Missverständnissen oder Unklarheiten führen.

Ein flexibles CRM mit Eventmanagement bietet für jede Anforderung die passende Lösung. Von personalisierten Mailings über die Aufgabenplanung bis zur Eventanalyse – in einer CRM-basierten Eventsoftware laufen alle Fäden zusammen. So behalten Sie immer den Überblick über Kosten und noch offene To-dos in der Eventorganisation.

Brauchen Sie noch mehr Argumente? Hier sind 5 Gründe, warum sich Eventmanagement mit CRM lohnt.